Depuis plusieurs années, la législation impose aux professionnels assujettis à la TVA — commerçants, artisans ou prestataires de services — qui enregistrent les règlements de leurs clients particuliers au moyen d’un logiciel ou d’un système de caisse, d’utiliser un logiciel de caisse certifié, conforme à des critères stricts.
Ces logiciels de caisse certifiés doivent garantir l’inaltérabilité, la sécurisation, la conservation et l’archivage des données, afin de lutter efficacement contre la fraude à la TVA.
À compter du 16 février 2025, une évolution majeure entre en vigueur : les éditeurs ne peuvent plus auto-certifier leurs logiciels via une simple attestation individuelle. Dorénavant, seul un certificat délivré par un organisme accrédité1 attestera de la conformité du logiciel ou du système de caisse utilisé.
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1. Qui est concerné par l’obligation ?
Sont concernés par cette obligation tous les assujettis à la TVA qui effectuent des livraisons de biens ou des prestations de services à destination de clients non assujettis, et qui utilisent un logiciel ou un système de caisse pour enregistrer les paiements reçus.
Les sociétés mandatées pour encaisser les règlements des clients pour le compte d’un autre assujetti entrent également dans le champ d’application de cette réglementation2.
De même, les professionnels qui réalisent à la fois des opérations avec des particuliers (non assujettis) et avec des professionnels (assujettis) sont tenus de se conformer à ces exigences.
En revanche, ne sont pas concernés :
- Les assujettis non soumis à la TVA (ceux relevant de la franchise en base ou exerçant des activités exonérées de TVA) ;
- Les exploitants agricoles relevant du régime du remboursement forfaitaire de TVA ;
- Les entreprises dont les clients sont exclusivement des assujettis à la TVA ;
- Les entreprises étrangères immatriculées à la TVA mais non établies en France.
2. Est-il obligatoire d’acquérir un logiciel ou un système de caisse sécurisé ?
Le professionnel n’a aucune obligation de s’équiper d’un logiciel ou d’un système de caisse pour enregistrer ses encaissements.
En revanche, dès lors qu’il en utilise un, ce dispositif doit impérativement respecter les exigences légales d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données.
Ces garanties permettent d’assurer la fiabilité des enregistrements et de prévenir toute modification frauduleuse des transactions.
Cette obligation s’applique à tous les logiciels d’encaissement, quel que soit le mode de paiement accepté (espèces, carte bancaire, chèque, virement, etc.).
3. Quels sont les logiciels concernés?
Un logiciel ou système de caisse est un outil informatique doté d’une fonctionnalité d’encaissement, permettant de mémoriser et d’enregistrer extra-comptablement les paiements reçus en contrepartie de ventes de biens ou de prestations de services.
Autrement dit, il s’agit d’un système dans lequel le paiement enregistré ne génère pas automatiquement ni obligatoirement une écriture comptable3 dans le logiciel de comptabilité.
En revanche, ne sont pas considérés comme enregistrés extra-comptablement — et donc non soumis à l’obligation de certification — les paiements pour lesquels le logiciel ou le système de caisse déclenche immédiatement et automatiquement, sans aucune intervention humaine, une écriture comptable dans le système d’information.
Le champ d’application est large : l’obligation concerne tous les logiciels et systèmes d’encaissement, y compris ceux accessibles en ligne (cloud), quelle que soit leur appellation commerciale et quel que soit le mode de règlement du client (espèces, carte, virement, etc.).
Un logiciel multifonctions qui permet à la fois d’enregistrer un paiement et de générer une écriture comptable en mode “brouillard” (c’est-à-dire modifiable avant validation définitive) est également soumis à l’obligation de certification, puisqu’il conserve une fonction extra-comptable.
De plus, les logiciels de facturation intégrant une fonctionnalité de caisse sont inclus dans le dispositif dès lors qu’ils sont utilisés pour le suivi extra-comptable des règlements de clients non assujettis.
Tolérances administratives :
Deux mesures de tempérament ont été prévues par l’administration fiscale.
Ne sont pas visés par l’obligation de certification les paiements effectués par l’intermédiaire directe :
- d’un établissement de crédit auprès duquel l’administration peut exercer son droit de communication ;
- d’un établissement bancaire situé dans un pays de l’Union européenne soumis à l’échange automatique d’informations.
Ces exceptions ne s’appliquent pas :
- lorsqu’une partie seulement des ventes ou prestations est payée par un autre moyen, même de manière marginale ;
- ou lorsque le prestataire de services de paiement ne dispose ni du statut d’établissement de crédit, ni de celui d’un établissement bancaire européen agréé.
4. Quels sont les justificatifs à produire ?
Le certificat délivré par un organisme accrédité constitue désormais le seul mode de preuve officiel de la conformité d’un logiciel ou d’un système de caisse.
Depuis le 16 février 2025, la possibilité pour les éditeurs de s’auto-certifier via une simple attestation individuelle est supprimée.
Désormais, seul un certificat délivré par un organisme certificateur accrédité permet d’attester que le logiciel ou système de caisse respecte les conditions requises (inaltérabilité, sécurisation, conservation et archivage des données).
Compte tenu de l’impossibilité matérielle, pour certains éditeurs, d’obtenir immédiatement cette certification, un délai de mise en conformité a été accordé.
Calendrier de mise en conformité :
- Du 16 février au 31 août 2025
Les assujettis utilisant un logiciel ou un système de caisse non certifié pourront encore justifier de leur conformité grâce à une attestation individuelle délivrée par l’éditeur. - À compter du 1er septembre 2025 et jusqu’au 28 février 2026
Tout logiciel ou système de caisse devra :- soit être déjà certifié par un organisme accrédité ;
- soit faire l’objet d’une demande officielle de certification en cours auprès d’un organisme agréé.
- À partir du 1er mars 2026
Tous les logiciels ou systèmes de caisse devront obligatoirement disposer d’un certificat valide délivré par un organisme certificateur accrédité.
💡 Bon à savoir :
L’entreprise doit s’assurer que le certificat détenu correspond bien à la version du logiciel utilisée.
Contrôles et sanctions :
Le certificat peut être exigé par l’administration fiscale :
- lors d’une vérification de comptabilité,
- ou dans le cadre d’un contrôle inopiné mené par ses agents.
En cas d’absence de certification, l’entreprise s’expose à une amende de 7 500 € par logiciel ou système non conforme.
Elle dispose alors d’un délai de 60 jours pour régulariser sa situation.
5. En pratique, comment mettre en place un logiciel de caisse sécurisé ?
La mise en place d’un logiciel de caisse sécurisé repose sur plusieurs étapes clés visant à garantir la conformité et la fiabilité du système utilisé.
Tout d’abord, l’entreprise doit choisir un logiciel certifié par un organisme accrédité, en vérifiant que le certificat correspond bien à la version installée. Cette vérification est essentielle, car un logiciel conforme lors de son achat peut ne plus l’être après une mise à jour non certifiée.
Une fois le logiciel sélectionné, il convient de l’installer correctement sur le poste de vente ou le serveur utilisé pour l’enregistrement des encaissements. L’éditeur ou l’intégrateur doit fournir un manuel d’utilisation, ainsi que la procédure de sauvegarde et d’archivage des données, afin d’assurer leur conservation et leur traçabilité.
L’entreprise doit ensuite former ses équipes à l’utilisation du système : chaque utilisateur doit connaître les fonctionnalités principales (ouverture et clôture de caisse, enregistrement des règlements, génération des journaux, export comptable, etc.) et comprendre les bonnes pratiques pour éviter toute manipulation non conforme.
Enfin, il est recommandé de mettre en place un contrôle interne régulier : vérification périodique de l’intégrité des données, des journaux de caisse et des certificats. En cas de contrôle fiscal, ces éléments constituent la preuve du respect des obligations légales.
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FAQ – Logiciels de caisse sécurisés : tout ce qu’il faut savoir
Quel est le meilleur logiciel de caisse certifié ?
Il n’existe pas un “meilleur” logiciel universel, mais plutôt un logiciel adapté à chaque activité.
Pour un commerce de proximité, des solutions comme iZettle, Tactill, Lightspeed ou Cashpad offrent une interface simple et conforme.
Pour les restaurateurs, L’Addition ou Clyo Systems sont particulièrement appréciés.
L’essentiel est de choisir un logiciel certifié par un organisme accrédité (AFNOR ou LNE), conforme aux critères d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données.
Quels sont les logiciels de caisse certifiés ?
Seuls les logiciels disposant d’un certificat délivré par un organisme accrédité sont considérés comme certifiés.
Les principaux éditeurs reconnus incluent : iZettle, SumUp, Tactill, Cashpad, Lightspeed, Square, Cegid, L’Addition ou Clyo Systems.
Il est recommandé de vérifier la conformité du logiciel en consultant le certificat fourni par l’éditeur, valable uniquement pour la version indiquée.
Quel logiciel est le meilleur pour les commerçants ?
Le meilleur logiciel pour les commerçants dépend de la simplicité d’utilisation et de la rapidité des opérations.
Un bon outil doit permettre de gérer les ventes et encaissements facilement, de suivre les stocks, d’éditer des rapports de ventes et de s’intégrer au logiciel comptable à distance.
Pour les magasins et commerces, Tactill, Lightspeed ou SumUp POS sont souvent considérés comme les plus intuitifs.
Est-ce obligatoire d’avoir un logiciel de caisse ?
Non, le professionnel n’est pas obligé de s’équiper d’un logiciel ou d’un système de caisse.
En revanche, dès lors qu’il en utilise un, celui-ci doit obligatoirement être certifié conforme.
Cette obligation vise à lutter contre la fraude à la TVA et concerne tous les assujettis réalisant des ventes auprès de particuliers.
Est-ce légal de faire ses factures sur Excel ?
Oui et non , il est possible d’établir ses factures sur Excel, à condition de respecter les obligations légales : numérotation chronologique continue, conservation des factures et mentions obligatoires uniquement en BtoC.
En revanche, Excel n’est pas un logiciel de caisse et ne répond pas aux exigences de certification (inaltérabilité et sécurisation des données). Il ne peut donc pas être utilisé pour enregistrer les encaissements.
Concernant les entreprises B2C assujetties à la TVA : l’utilisation d’Excel est interdite pour facturer.
Quel est le prix d’un logiciel de caisse ?
Le coût dépend du type de solution et des fonctionnalités proposées.
Équipements associés (imprimante ticket, tiroir-caisse, terminal de paiement) : entre 300 et 800 € à l’achat.
Certaines versions gratuites existent pour les petites structures, mais il faut toujours vérifier qu’elles sont bien certifiées.
Logiciels basiques : à partir de 10 à 40 € par mois, certains sont gratuits notamment avec une version freemium.
Solutions complètes pour commerces et restaurants : entre 60 et 120 € par mois.
