La deuxième partie de l’ordonnance n°2020-192 du 4 mars 2020, portant réforme des modalités de délivrance de la légalisation et de l’apostille, est entrée en vigueur ce 1er septembre 2025.
Cette évolution marque une étape importante dans la modernisation des procédures administratives françaises, en confiant désormais aux notaires la compétence pour délivrer la légalisation de certains actes et documents officiels.
L’objectif de cette réforme est double : simplifier les démarches des usagers et désengorger les services du ministère des Affaires étrangères, jusque-là seuls habilités à effectuer ces formalités.
Désormais, les citoyens, entreprises et administrations pourront s’adresser directement à leur notaire de proximité pour obtenir une légalisation conforme, plus rapide et plus accessible.
Cette nouvelle organisation s’inscrit dans une volonté plus large de dématérialisation et de proximité du service public, tout en garantissant la sécurité juridique des actes authentiques.
1. Légalisation et apostille : définition et différences essentielles
La légalisation et l’apostille sont deux procédures destinées à authentifier la signature d’un document officiel afin de lui conférer une valeur juridique à l’international. Elles permettent aux autorités étrangères de vérifier que le document présenté émane bien d’une autorité compétente française.
La légalisation : une validation pour les pays hors Convention de La Haye
La légalisation consiste à certifier la véracité de la signature d’un document officiel, la qualité du signataire et, le cas échéant, l’authenticité du sceau ou du cachet.
Elle s’applique aux documents destinés à être utilisés dans les pays non signataires de la Convention de La Haye du 5 octobre 1961.
Jusqu’ici, cette formalité était effectuée par le ministère des Affaires étrangères ou par certaines préfectures, mais elle peut désormais être réalisée directement par les notaires, à partir du 1er septembre 2025.
L’apostille : une procédure simplifiée entre États signataires
L’apostille est une alternative à la légalisation pour les pays ayant signé la Convention de La Haye.
Elle se matérialise par un tampon officiel ou une annexe apposée sur le document, confirmant la validité de la signature et du sceau.
Cette procédure simplifie considérablement les échanges internationaux : elle remplace toute chaîne de légalisation et permet une reconnaissance directe du document entre États signataires.
Bon à savoir : exemples de documents concernés
La légalisation ou l’apostille peuvent être exigées pour une grande variété de documents :
- Actes d’état civil (naissance, mariage, décès) ;
- Actes notariés (procurations, ventes, donations) ;
- Diplômes, relevés de notes, attestations d’universités ;
- Documents administratifs ou judiciaires (jugements, certificats, extraits Kbis) ;
- Documents commerciaux (contrats, statuts de société, attestations fiscales).
À compter du 1er septembre 2025, ces formalités deviennent plus simples, plus rapides et plus accessibles grâce à la compétence élargie des notaires et à la dématérialisation des démarches en ligne.
2. Apostille et légalisation : transfert de compétence des Cours d’appel vers les notaires en 2025
Dans le cadre de cette réforme, l’ordonnance n°2020-192 du 4 mars 2020 a prévu le transfert de deux compétences majeures aux notaires : la délivrance de l’apostille et celle de la légalisation des documents officiels.
1. L’apostille confiée aux notaires depuis le 1er mai 2025
Jusqu’à présent, la délivrance de l’apostille relevait des parquets généraux des 33 cours d’appel.
Depuis le 1er mai 2025, cette mission est désormais assurée par les 15 Conseils régionaux ou Chambres interdépartementales de notaires, compétents pour authentifier la validité d’un document destiné à être utilisé dans un pays signataire de la Convention de La Haye.
Cette évolution vise à simplifier la procédure et à rapprocher le service du public, grâce au réseau étendu des notaires sur tout le territoire.
2. La légalisation transférée aux notaires à partir du 1er septembre 2025
La seconde compétence concerne la légalisation des actes.
Jusqu’ici confiée au ministère de l’Europe et des Affaires étrangères, elle sera, à compter du 1er septembre 2025, également exercée par les Conseils régionaux et Chambres interdépartementales de notaires.
Cette réorganisation permet de désengorger les services consulaires et d’offrir un accès plus rapide et plus localisé à cette formalité administrative essentielle.
Une réforme préparée de longue date
Publiée le 4 mars 2020, l’ordonnance n°2020-192 s’inscrit dans une volonté de modernisation des procédures de certification des actes publics.
Son application a été précisée par le décret n°2021-1205 du 17 septembre 2021, qui définit notamment le rôle des notaires dans le dispositif.
Après plusieurs reports de mise en œuvre, c’est finalement l’arrêté du 10 avril 2025 qui a fixé les modalités de perception de la redevance prévue par l’article 15 du décret, ouvrant ainsi la voie à une mise en application concrète de la réforme.
3. Légalisation et apostille : des formalités payantes, réalisables en ligne ou auprès des notaires
L’arrêté du 10 avril 2025 fixe les montants des redevances applicables à la délivrance des formalités de l’apostille et de la légalisation.
Ce texte distingue deux catégories de demandeurs : les personnes physiques et les personnes morales, afin d’adapter les tarifs à la nature de l’acte et au volume des demandes.
Une démarche simplifiée et accessible en ligne
Pour faciliter les formalités, il est désormais possible d’effectuer une demande d’apostille ou de légalisation en ligne, via la plateforme numérique mise en place par les notaires.
Les usagers peuvent également déposer leur demande directement auprès de l’un des 15 Conseils régionaux ou Chambres interdépartementales de notaires compétents.
Le site officiel des notaires de France propose un moteur de recherche interactif permettant d’identifier facilement l’organisme territorial compétent en fonction du département de résidence ou du lieu d’émission de l’acte.
Montants applicables aux personnes physiques
Selon l’article 1 de l’arrêté du 10 avril 2025 :
- 10 € par acte pour une demande portant sur jusqu’à trois actes ;
- 5 € par acte à partir du quatrième acte.
En cas de demande urgente (délivrance sous 24 heures) : - 20 € par acte jusqu’à trois actes ;
- 10 € par acte à partir du quatrième acte.
Montants applicables aux personnes morales
L’article 2 de ce même arrêté précise :
- 20 € par acte pour une demande portant sur jusqu’à trois actes ;
- 10 € par acte à partir du quatrième acte.
En cas de traitement accéléré sous 24 heures : - 40 € par acte jusqu’à trois actes ;
- 20 € par acte à partir du quatrième acte.
Entrée en vigueur progressive de la réforme
L’arrêté est entré en vigueur le 1er mai 2025, en parallèle de la mise en place de la réforme de l’apostille.
À compter du 1er septembre 2025, ces dispositions s’appliquent également à la légalisation, désormais assurée — tout comme l’apostille — par les notaires via leurs instances régionales et interdépartementales.
4. En pratique : dirigeants, quand et comment êtes-vous concernés ?
En tant que dirigeant d’entreprise, vous pouvez être directement concerné par la réforme de la légalisation et de l’apostille à plusieurs titres.
Ces formalités deviennent en effet incontournables dès lors que votre société doit présenter des documents officiels à l’étranger, dans le cadre d’une activité commerciale, juridique ou administrative.
1. Quand êtes-vous concerné ?
Vous devrez recourir à une apostille ou à une légalisation dès lors que votre entreprise :
- transmet des documents juridiques ou statutaires à des partenaires, administrations ou juridictions étrangères ;
- crée une succursale, une filiale ou signe un contrat dans un pays étranger ;
- exporte ou participe à des appels d’offres nécessitant la validation internationale de documents (extraits Kbis, statuts, attestations fiscales, pouvoirs, etc.) ;
- produit des actes notariés à vocation internationale (procurations, certificats, contrats).
2. Comment effectuer les démarches ?
Depuis mai 2025, les demandes d’apostille et, à compter de septembre 2025, celles de légalisation, peuvent être réalisées :
- En ligne, via la plateforme nationale des notaires, accessible depuis le site officiel des notaires de France ;
- Ou directement auprès du Conseil régional ou de la Chambre interdépartementale de notaires compétente selon le siège social de l’entreprise.
Le site des notaires propose un moteur de recherche pratique permettant d’identifier le service territorial compétent en quelques clics.
3. Quels coûts prévoir ?
Pour les personnes morales, c’est-à-dire les entreprises, l’arrêté du 10 avril 2025 fixe les tarifs suivants :
- 20 € par acte pour les trois premiers actes, puis 10 € par acte à partir du quatrième ;
- Délivrance sous 24 h : 40 € par acte jusqu’à trois actes, puis 20 € par acte au-delà.
4. En résumé
👉 Si votre société opère ou communique à l’international, cette réforme vous concerne directement.
Vous gagnerez en simplicité, en rapidité de traitement et en proximité grâce à la compétence désormais confiée aux notaires.
Les formalités autrefois gérées par le ministère des Affaires étrangères peuvent désormais être demandées en ligne ou auprès d’un notaire, pour un service modernisé et plus efficace.
FAQ – Légalisation et apostille : les réponses à vos questions sur la réforme 2025
Quelle est la différence entre légalisation et apostille ?
La légalisation et l’apostille servent toutes deux à authentifier la signature et la fonction du signataire d’un document officiel destiné à être utilisé à l’étranger.
La légalisation s’applique aux pays non signataires de la Convention de La Haye du 5 octobre 1961, tandis que l’apostille est une procédure simplifiée réservée aux pays signataires.
En résumé : la légalisation nécessite plusieurs étapes administratives, alors que l’apostille se fait en une seule formalité.
Quelle est la différence entre la légalisation et l’apostille ?
La légalisation consiste à faire certifier un document par les autorités françaises (et parfois étrangères) afin qu’il soit reconnu dans un pays non signataire de la Convention de La Haye.
L’apostille, elle, est une attestation unique apposée par une autorité française (désormais un notaire à partir de 2025) qui suffit à garantir la validité du document dans les pays membres de la Convention.
En pratique, l’apostille simplifie les démarches pour la plupart des échanges internationaux.
C’est quoi un acte apostille ?
Un acte apostillé est un document officiel sur lequel a été apposée une apostille, c’est-à-dire un tampon ou une feuille annexée confirmant la véracité de la signature et du sceau.
L’apostille permet à ce document d’être directement reconnu dans les pays signataires de la Convention de La Haye, sans autre formalité.
Exemples : un diplôme, un acte notarié, un jugement ou un extrait Kbis peuvent être apostillés pour être valides à l’étranger.
Qu’est-ce qu’une apostille ?
L’apostille est une certification internationale prévue par la Convention de La Haye de 1961, qui atteste que la signature figurant sur un document officiel français est authentique.
Elle est utilisée pour simplifier la circulation des actes publics entre États.
L’apostille se présente sous la forme d’une feuille ou d’un cachet indiquant le nom du signataire, sa fonction et la date de délivrance.
Qui fait l’apostille en France ?
Jusqu’au 30 avril 2025, l’apostille était délivrée par les parquets généraux des cours d’appel.
Depuis le 1er mai 2025, cette compétence a été transférée aux notaires, plus précisément aux 15 Conseils régionaux et Chambres interdépartementales de notaires.
Les demandes peuvent être effectuées en ligne via la plateforme des notaires ou en personne auprès de l’instance compétente selon votre département.
